472 واحد و مرکز دانشگاه چگونه بازآرایی و تجمیع شد؟

در دوران جدید دانشگاه آزاد اسلامی، تجمیع به‌عنوان یکی از کلیدواژه‌های اصلی فعالیت‌های دانشگاه قرار گرفت، به‌طوری که تاکنون تجمیع‌های سه‌گانه در این دانشگاه اجرایی شده است. در این دوره فعالیت‌های عمرانی شکل دیگری به خود گرفته است، ساخت واحدهای جدید جای خود را به تکمیل پروژه‌های قبلی، تجمیع ساختمان‌ها، ساخت کتابخانه، مسجد، آزمایشگاه و ... داده است تا سرانه‌های دانشجویان دانشگاه آزاد اسلامی در بسیاری از مولفه‌ها حتی به استانداردهای جهانی نزدیک شود.

ساماندهی و تجمیع پردیس‌های علوم و تحقیقات با واحدهای مادر، اولین طرح تجمیع دانشگاه در دوره مدیریت فعلی بود؛ طرحی که براساس آن علاوه‌بر اینکه واحد جدیدی به دانشگاه آزاد اسلامی اضافه نخواهد شد، پردیس‌های علوم و تحقیقات دانشگاه آزاد اسلامی که موجب نوعی موازی‌کاری در شهرستان‌ها، هزینه مضاعف، فقدان موازنه در نسبت استاد به دانشجو و عدم توازن در سرانه‌های مختلف دانشگاه شده بود، تجمیع شد و در واحدهای مادر متمرکز شدند. توسعه تحصیلات تکمیلی، ارتقای کیفی، عدالت آموزشی و بومی‌گزینی، کاهش هزینه‌ها، بهره‌مندی بهتر از فضاهای آموزشی و تقویت استانداردها از مهم‌ترین نتایج اجرای این هم‌افزایی بود.

طرح تجمیع یک، یکی از بزرگ‌ترین و تاثیرگذارترین طرح‌ها در توسه کیفی دانشگاه آزاد اسلامی است. در این طرح کاهش و تجمیع واحدهای دانشگاه آزاد اسلامی از 472 به 358 واحد را شاهد بودیم که در راستای ارتقای کیفی صورت گرفت. در این میان واحدهایی بودند که استاد و تجهیزات کافی و مجوز قانونی نیز نداشتند مانند 41 واحد علوم و تحقیقات استان‌ها که در واحدهای مادر مراکز استان ادغام شدند. یکی دیگر از طرح‌های تجمیع دانشگاه، تجمیع سازمان مرکزی دانشگاه آزاد اسلامی بود که در این فرآیند ساختمان‌های مرکزی این دانشگاه که از ابتدای تاسیس آن در خیابان پاسداران تهران و در 13 ساختمان با مساحتی به شعاع 12کیلومتر پراکنده بودند در یک منطقه تجمیع شدند. این طرح تجمیع باعث چابک‌سازی ساختار اداری، کاهش هزینه‌ها و ایجاد ارزش افزوده عمرانی در دانشگاه آزاد اسلامی شد. تکریم ارباب‌رجوع یکی دیگر از مزایای این طرح بود؛ چراکه بوروکراسی سازمان مرکزی و ساختمان‌های پراکنده باعث می‌شد ارباب‌رجوع برای انجام یک کار اداری به چندین ساختمان مراجعه کند که با اجرای این طرح، دسترسی مراجعان تسهیل و در بسیاری از هزینه‌های مختلف مانند نیروی انسانی و حمل‌ونقل، مکاتبات اداری و ... صرفه‌جویی شد. ارتباط مستقیم مدیریت دانشگاه با کارمندان، معاونان و مدیران، افزایش کارایی کارمندان، کاهش مصرف انرژی و تسهیل مکاتبات درون‌سازمانی از دیگر مزایای این طرح بود. در ادامع تجمیع واحدهای تهران شمال، تهران جنوب، تهران غرب و تهران مرکزی نیز در دست اقدام است که طراحی‌ها انجام و عملیات عمرانی آنها شروع شده و واحد تهران شمال نیز خوشبختانه تجمیع شده است.

با ابلاغ بخشنامه «ساختار و شرح وظایف دبیر، دبیرخانه و کمیسیون‌های هیات‌امنا و شوراهای تخصصی استان» عملا اجرای طرح تجمیع دو در دانشگاه آزاد اسلامی کلید خورد. براساس این بخشنامه به استناد مصوبه هیات‌امنای مرکزی دانشگاه مبنی‌ بر حذف ساختار و پست‌های سازمانی نمایندگان تام‌الاختیار و معاونان هماهنگی استان‌ها، ساختار جدید استانی دانشگاه آزاد اسلامی براساس مصوبه شورای عالی انقلاب فرهنگی، دانشگاه آزاد اسلامی استان تاسیس شد. همچنین حذف ساختار و پست‌های سازمانی نمایندگان تام‌الاختیار و معاونان هماهنگی استان‌ها ساختار جدید استانی دانشگاه آزاد اسلامی براساس مصوبه شماره 721 شورای عالی انقلاب فرهنگی بر مبنای مشورت و خردجمعی در این بخشنامه صادر شده است.

طرح تجمیع دو با رویکرد انحلال مدیریت منطقه‌ای دانشگاه آزاد اسلامی و مدیریت استانی بود و براساس آن در حال حاضر رئیس دانشگاه آزاد اسلامی واحد مرکز استان‌ها به‌عنوان رئیس دانشگاه آزاد اسلامی تمام واحدهای آن استان معرفی شده تا روسای دانشگاه‌های آزاد واحدها و مراکز امکان دسترسی راحت‌تر به مرکز استان را داشته باشند. شناخت محیطی بهتر در مدیریت استانی، تفویض اختیار به استان‌ها، تکیه بر ظرفیت هیات‌های امنای استانی و کاهش بوروکراسی مجموعه دانشگاه آزاد اسلامی برای تحقق اهداف مندرج در اساسنامه و اسناد بالادستی و اثربخشی بیشتر در توسعه علمی، پژوهشی، فناوری و کارآفرینی اهداف طرح تجمیع دو است. طرح تجمیع دو درواقع ادامه طرح تجمیع یک در دانشگاه آزاد اسلامی است که با خبر کاهش واحدهای دانشگاه از 472 به 358 واحد کلید خورد و با کاهش ساختار سازمانی و ادغام معاونت‌ها دنبال شد.

در نهایت طرح تجمیع سه، طرح تجمیع فرآیندهاست؛ هدف طرح تجمیع سه دانشگاه آزاد اسلامی شناسایی و حذف فرآیندهای زائد است. طرح تجمیع سه اردیبهشت سال جاری با شناسایی گلوگاه‌هایی که سبب اطاله فرآیند‌های اداری است کلید خورد و اجرای آن از سازمان مرکزی دانشگاه آزاد اسلامی آغاز شده است. شرایط کمی و کیفی پذیرش دانشجو شرایطی را ایجاب می‌کند که باید متناسب با شرایط جدید ساختار و مزیت‌های رقابتی دانشگاه به‌عنوان یک سازمان رو به جلو بازآرایی شود و ضمن کاهش هزینه‌های دانشگاه، درآمدهای اختصاصی دانشگاه افزایش پیدا کند.

از اهداف اصلی اجرای طرح تجمیع سه کاهش بوروکراسی، کاهش هزینه‌های مبادلات ارتباطی، کاهش هزینه‌های مربوط به نامه‌نگاری و ... است و اجرای آن تا پایان سال جاری به اتمام می‌رسد. طرح تجمیع سه به معنای ادغام واحدها و کاهش نیروی انسانی نیست، بلکه سرعت بخشیدن به فرآیندهای دانشگاه است. در طرح تجمیع سه هر معاونت باید ضمن شناسایی فرآیندهای اضافی و زمان‌بر آنها را حذف، تعدیل یا به استان‌ها تفویض اختیار کند. این طرح حرکت به سمت تمرکززدایی و سرعت‌بخشی است و تمامی اتصال واحدهای دانشگاهی به اتوماسیون اداری از جمله اقدامات موثر در این راستاست. در واقع اجرای طرح‌ جامع اتوماسیون اداری و مالی، همچنین داشبورد مدیریتی دانشگاه، در راستای کاهش بوروکراسی موجود در دانشگاه و تسریع امور عملیاتی شده است.

با اجرای طرح‌های تجمیع یک و دو، بازآرایی تشکیلاتی در دانشگاه آزاد اسلامی آغاز شد و ادامه پیدا کرد که با اجرای طرح تجمیع سه این ساماندهی کامل می‌شود. همه تشکیلات دانشگاه آزاد اسلامی در سراسر کشور بازنگری و تشکیلات جدید جایگزین آنها شده است و با این بازآرایی کلی، در حال حاضر مجموعه دانشگاه آزاد اسلامی یک مجموعه چابک‌تر است که با تمام توان و تلاش به سمت توسعه کیفی و تعالی حرکت می‌کند.