چرا هر کسب و کاری به اتوماسیون اداری نیاز دارد

به گزارش گروه بازار خبرگزاری آنا، خودکارسازی فرآیندهای کسب و کار برای رشد و پایداری هر مجموعه‌ای ضروری است. فناوری‌های دیجیتال و هوشمند در حال تغییر کسب و کارهای سنتی هستند و رقابت دائمی برای بقا مستلزم این است که هر سازمانی این فناوری‌های جدید را اخذ کرده و فرآیندهای داخلی خود را خودکارسازی کند. اتوماسیون‌سازی فرآیندهای یک کسب و کار یا سازمان مزایای بی‌شماری را به همراه دارد که نمی‌توان از آن چشم‌پوشی کرد.

تا یک دهه قبل، کسب و کارها در مورد خودکارسازی یا اتوماسیون فرآیندهای داخلی‌شان تردید داشتند. اما حالا همه چیز تغییر کرده و کارآفرینان و مدیران امروزی، اتوماسیون را به عنوان یک عامل حیاتی برای رشد سازمان خود پذیرفته‌اند. هدف اصلی هر کسب و کار استفاده بهینه از منابع موجود و بدست‌آوردن حداکثر سود است و اتوماسیون راهکاری ایده‌آل برای دستیابی به این هدف است.

اتوماسیون با استفاده از فناوری موجب افزایش بهره‌وری عملیاتی، جلوگیری از هدر رفت منابع و کاهش کلی هزینه‌ها می‌شود. راهکارهای اتوماسیون فرآیند کسب و کار یا BPMS نیز به سازمان‌ها کمک می‎‌کنند تا گردش کارها را بدون دخالت انسانی اجرا کنند. این راهکارها در ایران نیز توسط شرکت‌های مختلفی ارایه می‌شوند که از شرکت‌های پیشرو و با افتخار در این زمینه می‌توان به فراگستر اشاره کرد. محصولات اتوماسیون این شرکت به سازمان ها اجازه می‌دهد تا به دیجیتالی‌کردن فرآیندهای سازمان خود بپردازند و بتوانند از مزایای متعدد آن مانند اثربخشی، کارایی، شفافیت، بهره‌وری، افزایش عملکرد، قابلیت اطمینان و در دسترس بودن در عملیات‌های سازمان بهره‌مند شوید.

با این حال این سوال مطرح می‌شود که با توجه به مزایای بی‌شمار اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار خصوصا برای دهه آینده و افق ۱۴۰۴ و همچنین امسال که سال "تولید، پشتیبانی و مانع زدایی ها" نامگذاری شده است، چرا هنوز با مقاومت برخی سازمان‌ها در برابر اجرا و پیاده‌سازی آن مواجه می‌شویم؟ و چرا بسیاری از سازمان‌ها در اجرای آن در مقیاس کلان موفق نیستند؟

این مقاومت به دلیل ترس در میان مدیرانی است که فکر می‌کنند اتوماسیون باعث از بین بردن شغل آنها می‌شود. دلیل دیگر ذهنیت منفی کارکنان نسبت به تغییر این است که بسیاری از آنها به انجام دستی فرآیندها عادت کرده‌اند و ترجیح می‌دهند همان روش سابق را ادامه دهند. پذیرش نوآوری برای این افراد دشوار است و ممکن است مزایای اتوماسیون سازی را درک نکنند. بنابراین برای موفقیت‌آمیز بودن خودکارسازی فرآیندهای کسب و کار، نیاز به تغییر فرهنگ کاری و ترویج ایده‌های ترقی‌خواهانه داریم تا کارکنان به پذیرش تغییر ترغیب شوند.

چرا اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار مهم است؟

علی‌رغم مقاومت اولیه‌ای که علیه خودکارسازی فرایندها وجود دارد، هر کسب و کاری برای بقای بلندمدت و باقی‌ماندن در میدان رقابت، باید سیاست دیجیتالی‌سازی را اتخاذ کند. برای درک اهمیت این موضوع، برخی از مزایای اتوماسیون و ویژگی هایی که این سیستم برای سازمان یا کسب و کار شما ایجاد می کند را آورده ایم :

· کاهش نیاز به نیروی کار انسانی

اتوماسیون، نیروی کار انسانی مورد نیاز برای انجام وظایف را به مقدار زیادی کاهش می‌دهد. شما می‌توانید بسیاری از فرآیندهای کسب و کارتان مانند ارسال ایمیل، پست گذاشتن در شبکه‌های اجتماعی، چت پشتیبانی مشتری و غیره را خودکارسازی کنید. به این ترتیب کارکنان شما از انجام کارهای تکراری بی‌نیاز خواهند شد و این به آنها اجازه می‌دهد انرژی خود را بر روی کارهای ضروری متمرکز کنند.

یکی از بهترین راهکارهای خودکارسازی که باعث کاهش حجم کارها می‌شود، نرم‌افزار جامع اتوماسیون اداری است. این نرم‌افزارها که با عنوان ECM یاEnterprise Content Management نیز شناخته می‌شوند، با مدیریت انواع داده‌های غیرساختارمند موجب افزایش شفافیت در کارها، امکان گزارش‌گیری دقیق، صرفه‎جویی در زمان، افزایش بهره‌وری، قابلیت پی‌گیری کارها و … می‌شوند.

· کاهش خطای انسانی

وقتی کارکنان وظایف خود مانند پردازش اسناد را به صورت دستی انجام می‌دهند، شانس وقوع خطاهای اداری افزایش می‌یابد. خودکارسازی این وظایف، احتمال اشتباهات تایپی و سایر خطاهای انسانی را کاهش می‌دهد و دقت بالا در انجام این وظایف را تضمین می‌کند.

· افزایش ثبات عملیاتی

اتوماسیون با حذف خطاها و اجرای دستورالعمل‌های سخت‌گیرانه برای فرآیندها، باعث ایجاد ثبات عملیاتی می‌شود. به این ترتیب، فرآیندهایی قابل اعتماد و دقیق برای کارکنان فراهم می‌شود که به آنها در اجرای وظایفشان کمک می‌کند. نرم ‌افزار مدیریت کسب و کار یا BPMS چنین قابلیتی را برای تمامی فرآیندهای سازمانی فراهم می‌کنند.

· کاهش هزینه‌های عملیاتی سازمان

راهکارهای اتوماسیون موجب کاهش حجم کارها و بهبود بهره‌وری کارکنان می‌شوند. این نرم‌افزارها می‌توانند وظایف را زمان‌بندی کرده و آنها را بدون هیچ تاخیری اجرا کنند. به این ترتیب، تمامی گردش‌کارها در سازمان کارآمد و بدون خطا می‌شود. در نهایت، بهبود کارایی کارکنان، کاهش خطاها، نیاز به نیروی کار کمتر و حذف کارهای تکراری باعث می‌شود تا مجموع هزینه‌های عملیاتی سازمان کاهش پیدا کند.

· افزایش قابلیت اطمینان

سیستم اتوماسیون فرآیندهای داخلی را قابل پیش‌‎بینی کرده و در نتیجه تجزیه و تحلیل آنها را آسان می‌کند. چنین سیستمی یک توالی برای کارها ایجاد می‌کند و هر یک از مراحل آن را با حداقل خطا به انجام می‌رساند. این فناوری حتی به شما امکان می‌دهد تا فرآیندهای پیچیده را به روشی هوشمندانه و با استفاده از پارامترهای از پیش تعریف‌شده خودکارسازی کنید. در نتیجه، اتوماسیون وظایف را به شکلی مطمئن انجام داده و کارکنان را از کارهای دستی و خسته کننده رها می‌کند.

موانع پیش روی سازمان‌ها برای خودکارسازی فرآیندها

اگرچه اتوماسیون باعث افزایش بهره‌وری، کارایی و ثبات در کسب و کارها می‌شود، اما پیاده‌سازی آن در سازمان‌ها با موانع زیادی روبروست. در اینجا به برخی از مهم‌ترین این موانع اشاره می‌شود:

· انسان‌ها

بسیاری از کارکنان در سازمان‌ها، اتوماسیون را تهدیدی برای شغل خود می‌دانند و معمولا در برابر آن مقاومت می‌کنند. اگر در کسب و کار شما چنین حالتی وجود دارد، بکارگیری اتوماسیون برخلاف میل کارکنان، روحیه آنها را کاهش می‌دهد و باعث ایجاد ناامیدی در بین آنها خواهد شد. اما در مواردی که مخالفت کارکنان صرفا ناشی از بی‌اطلاعی آنها از مزایای اتوماسیون و یا به این علت است که ترجیح می‌دهند فرآیندهای دستی را به شکل موجود ادامه دهند، پیاده‌سازی این سیستم‌ها راحت‌تر خواهد بود. در چنین حالتی کافیست تا به وضوح مزایای اتوماسیون و اینکه چگونه امنیت شغلی هر کارمند را از طریق افزایش بهره‌وری و ایجاد فرصت‌های شغلی جدید بهبود می‌بخشد، برای آنها تشریح کنیم.

· هزینه

یکی دیگر از موانع اصلی پیاده‌سازی اتوماسیون، هزینه آن است. در این حالت دو گزینه در برابر سازمان‌ها قرار دارد: استفاده از راهکارهای درون‌سازمانی یا برون‌سازمانی. راهکارهای درون‌سازمانی اتوماسیون اغلب برای سازمان‌ها گران تمام می‌شوند و نیاز به تعمیر و نگهداری بیشتری دارند. با این حال، هر دو این راهکارها باعث صرفه‌جویی بلندمدت در هزینه‌ها شده و سرمایه‌گذاری اولیه را جبران خواهد کرد.

همانطور که در ابتدای این مطلب ذکر شد، امسال سال مانع زدایی از موانع و هر عاملی است که سبب توقف تولید و خدمات در سازمان ها و کسب و کارهای کوچک و بزرگ می شود. اراده و همت این موضوع در دست مدیرانی است که زمام امور مدیریتی را در دست داشته و به فکر آینده هستند. یکی از راهکارهایی که می توان در جهت پیشرفت و تعالی یک سیستم قدم برداشت، اتوماسیون اداری است. شرکت فراگستر با بیش از ۲۰ سال سابقه در تولید و توسعه نرم افزارهای سازمانی و با دارا بودن جوایز و افتخارات ملی و بین المللی، مجموعه ای مطمئن برای اجرا و پیاده سازی سیستم های اتوماسیون اداری است. شما می توانید از اینجا با این شرکت بیشتر آشنا شوید.

انتهای پیام/ ر