ستادهای استانی دانشگاه آزاد چه وظایف و اختیاراتی دارند؟

خبرگزاری علم و فناوری آنا، چندی پیش بخشنامه سازمان مرکزی دانشگاه آزاد اسلامی مبنی بر ایجاد ستاد‌های استانی و شکل‌گیری معاونت هماهنگی و برنامه‌ریزی در سیستم پویای دانشگاه که با رویکرد تغییر و تحول و توسعه نظام‌مندِ این مراکز علمی شکل گرفته، ابلاغ شد.

خبرنگار آنا در گفت‌وگو با علیرضا مرتضایی معاون هماهنگی و برنامه‌ریزی دانشگاه آزاد اسلامی استان سمنان و دبیر ستاد استانی سمنان جزئیات تفویض اختیارات مدیریتی استان‌ها، جزئیات جدید بخشنامه و ساختار جدیدی که مدیران ستادی مکلف به اجرای آن هستند، فعالیت‌های تعیین‌شده ستاد و کمیته‌هایی که ذیل آن فعالیت می‌کنند را بررسی کرده است که در ادامه می‌خوانیم.

آنا: درباره نمودار سازمانی دانشگاه آزاد اسلامی استان سمنان بگویید.

مرتضایی: مرداد سال گذشته و همزمان با تشکیل جلسه سالانه هیئت امنای دانشگاه آزاد اسلامی استان سمنان، نمودار سازمانی این دانشگاه ابلاغ شد و دانشگاه آزاد اسلامی استان سمنان براساس آن و شرح وظایف تعیین شده، فعالیت می‌کند.

براساس این نمودار سازمانی در سازمان کار دانشگاه آزاد اسلامی استان سمنان؛ هیئت امنا، نهاد نمایندگی مقام معظم رهبری در دانشگاه‌های استان و هیئت اجرایی جذب هیئت علمی، دبیر ستاد استان سمنان، معاون هماهنگی و برنامه‌ریزی، امور مدارس، دبیرخانه برنامه‌های علمی و حوزه علوم پزشکی حضور دارند.

آنا: درباره نمودار سازمانی جدید دانشگاه آزاد اسلامی واحد سمنان و حدود و ثغور اختیارات تعیین شده توضیح دهید.

مرتضایی: در نمودار سازمانی جدید که در راستای سند تحول و تعالی دانشگاه آزاد اسلامی ترسیم شده، اختیارات بیشتری برای دانشگاه آزاد اسلامی استان‌ها قائل شده‌اند تا حتی‌المقدور همپوشانی استان‌ها یا دانشگاه‌های استان با سازمان مرکزی تقلیل یابد و مراجعات صف و ستاد استان به سازمان مرکزی دانشگاه کمتر شود.

در ستاد استان سمنان مدیریت روابط‌عمومی و ارتباطات اجتماعی، مدیریت حراست، مدیریت امور حقوقی، مدیریت امور هیئت علمی، مدیریت فناوری اطلاعات و ارتباطات و خزانه‌دار نقش‌آفرینند و به صورت رسمی در ستاد استان فعال هستند، یعنی افرادی که به عنوان مدیر یا رئیس اداره در ستاد استان قرار می‌گیرند، ضمن اینکه امور واحد مرکز استان سمنان را برعهده دارند و نقش مدیر استانی را نیز ایفا می‌کنند.

۳۰ تا ۳۵ درصد نقش مدیران ستاد شامل اجرای وظایف مربوط به واحد مرکز استان است و ۶۵ تا ۷۰ درصد شرح وظایف کار‌ها و موارد ارجاعی مربوط به موضوعات استانی است، از این رو هم امور واحد دانشگاهی مرکز استان و هم امور استان در شرح وظایف مدیران ستاد استان قرار می‌گیرد.

**نحوه ارزشیابی کارکنان دانشگاه آزاد اسلامی در سرفصل فعالیت مدیران ستاد

آنا: شرح وظایف ستاد استان در چند سرفصل گنجانده شده است؟

مرتضایی: به‌طور کلی شرح وظایف تعیین شده در ۶ سرفصل می‌گنجد که شامل برنامه‌ریزی، نیازسنجی، هماهنگی، نظارت، ارزشیابی و امور اجرایی محوله می‌شوند. مدیران ستاد استان سمنان که نقش واحد و استانی را برعهده دارند باید برمبنای شرح وظایف تعیین شده حرکت کنند تا هم پاسخگوی انتظارات سازمان باشند و هم بتوانند براساس اختیاراتی که به آنان داده شده مطالبات و مشکلات واحد‌های سطح استان را رصد و پیگیری کنند.

نمودار سازمانی به‌خصوص نمودار ستاد استان سمنان باید طوری تنظیم شود که سطح انتظارات با اختیاراتِ تفویضی متناسب باشد. در راستای این انتظارات، اختیاراتی به مدیران ستاد استان، معاونین استان و مجموعه ذیل رئیس دانشگاه آزاد اسلامی استان سمنان داده شده تا بتوانند براساس اطلاعات موردنیاز، امور نظارتی و اجرایی را در سطح استان در اختیار داشته و درکوتاه‌ترین زمان ممکن پاسخگوی مطالبات سازمان مرکزی باشند.

آنا: مطابق نیازسنجی‌ها و با رویکرد تقویت ارتباط با سازمان‌های بیرون از دانشگاه چه انتظاراتی از ستاد استان و زیرمجموعه‌های فعال دارید؟

مرتضایی: اولاً حضور دانشگاه در شورا‌ها و مراکز تصمیم‌گیری و تصمیم‌سازی کشور امری لازم و برنامه‌ریزی در راستای ارتقای دانش علمی، عملی و مهارت مدیران و رؤسای اداره‌ها، کارشناسان و کارشناسان مسئول واحد‌های دانشگاهی ضروری است.

ارتباط با سازمان‌های بیرون از دانشگاه یعنی ارتباط با صنعت و جامعه بسیار مدنظراست که در این بین ستاد استان سمنان می‌تواند حلقه واسط، تنظیم‌کننده و هماهنگی‌کننده باشد.

آنا: درباره فعالیت‌های مهمی که در سرفصل‌های نظارت گنجانده شده و اهمیت موضوع بازدیدها توضیح دهید.

مرتضایی: نظارتی که بر حسن اجرای مقررات، آیین‌نامه‌ها و قوانین وجود دارد و جمع‌آوری، تهیه اطلاعات و آنالیز داده‌ها در زمره فعالیت‌هایی است که در سرفصل نظارت گنجانده شده است.

براین اساس، موضوع بازدید‌ها و سرکشی‌های مستمر از واحد‌ها بسیار اهمیت دارد و باید بر نظارت دائم و بازدید از واحد‌ها و حوزه‌های مدیریتی، تحت نظر مدیران استانی و اجرای دقیق آن برنامه‌ریزی شود.

انتظار این است که مدیر استانی، حداقل فصلی یک بار از واحد‌های تحت مدیریت خود بازدید کنند و ضمن بررسی شرایط موجود درباره هدایت امور و اجرای دقیق وظایف تخصصی و رفع موانع و مشکلات هماهنگی‌های لازم را به عمل آورد.

آنا: ارزشیابی کارکنان نیز در سرفصل فعالیت مدیران ستاد گنجانده شده است؟

مرتضایی: یکی از وظایف مدیران استانی آن است که درباره انتخاب و احیاناً ابقای مدیران مجموعه‌ای که تحت مدیریت آنهاست، اظهارنظر کنند و تحقق این امر در گرو نظارت و رصد مستمر فعالیت‌های مجموعه ذی‌ربط است. اظهارنظر‌ها نیازمند اطلاعات دقیق و اطلاعات نیز براساس تحلیل و بررسی داده‌هاست.

ارزشیابی کارکنان در سرفصل مأموریت استانی مدیران گنجانده شده و پیشنهادهای اصلاحی به منظور ارتقای بهره‌وری در آن ارائه شده است.

آنا: سرفصل نهایی امور اجرایی که در حیطه مسئولیت مدیران سطح استان سمنان است شامل چه مواردی می‌شود؟

مرتضایی: امور اجرایی و متداول و روزمره که مدیر موظف به اجرای آن است شامل دریافت مکاتبات واحد‌های دانشگاهی، جمع‌بندی پاسخ‌ها، تحلیل، تفسیر و ارسال به سازمان مرکزی، تهیه و تنظیم صورتجلسات شورا‌ها و کمیته‌های مرتبط با مدیریت است.

پاسخگویی مناسب و دائم نیز از دیگر مواردی است که مورد انتظار بوده و در چارچوب وظایف مدیران استانی دیده شده است، بنابراین پاسخگویی مناسب به سازمان مرکزی و واحد‌های دانشگاهی استان سمنان بسیار مهم بوده و مجدداً تاکید می‌شود که مدیران سطح استان آن را جدی بگیرند.

آنا: و سخن پایانی...

مرتضایی: نکته پایانی درباره اثرگذاری نقش روابط‌عمومی‌هاست، قطعاً پیشانی هر واحد دانشگاهی روابط عمومی آن دانشگاه است، یعنی اینکه ارتباط ما با صنعت و جامعه و شناخت صنعت از دانشگاه از مجرای روابط‌عمومی است و اگر قرار باشد در راستای فرمایش مقام معظم رهبری در قالب جهاد تبیین حرکت کنیم، شاید روابط‌عمومی‌ها در این جبهه، جهاد تبیین پیشرو باشند.